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2023 iThome 鐵人賽

DAY 11
1
IT管理

轉職PM在IT業的生存之道系列 第 11

工程師好有距離感,PM如何與工程師溝通對話?

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初生牛犢不畏虎,跨領域轉職後可能憑藉熱情衝勁做各種嘗試,但肯定有一種情形會膽怯——工程師給出否定答案的時候。
「跨領域」轉職前可能專業和IT八竿子打不著,現在能聽懂軟硬體架構就不錯了,但有開發爭議時,工程師電腦畫面上密密麻麻的程式碼容易嚇退不少菜鳥PM。

撇開情緒不要害怕

我遇過自來熟的熱情工程師,也遇過冷冰冰悶騷的工程師,更遇過情緒不穩、可以一句話點燃戰火的工程師。
並非我做了不同的事情才有上述幾種工程師的態度反應,這些風格都是他們渾然天成的個性。
各有不足之處,熱情的工程師需注意不要聊天扯遠了降低效率,悶騷工程師需引導他說出完整的解釋,容易激動的工程師需避開已知雷點。
若PM能掌握不同人的相處之道,合作必定事半功倍。
但是,磨合需要時間而且不一定成功,失敗了也請不要氣餒。

當工程師氣急敗壞說出帶情緒字句時,PM請深吸一口氣在內心唸一遍這句話:
對事不對人,大家都只是想做好事情而已。

PM是「專案」這艘船的領航員,對團隊成員有過大的情緒起伏是禁忌。
記得曾經在哪裡閱讀過,生氣當下的智商會急速下降,千萬不要讓壞情緒毀了PM應有的判斷力。
無論工程師表現得兇巴巴還是冷冰冰,一起把事情做對最重要,PM是負責解決問題的keyman,再生氣再委屈都要努力把自己從情緒中抽離。
理想狀態是先解決了事情,或者冷靜一陣子,再回頭和工程師共同檢討產生情緒的原因,雙方都是理性狀態較好有效溝通。
極端一點思考,PM總是夾心餅乾,受點委屈算什麼呢?至少自家人好說話,或者自家人可以請大人出來幫忙協調。我寧願跟自家人吵完架還是麻吉,跟客戶吵架的分寸才是難以拿捏的。
所以工程師脾氣起來了,PM不要害怕,還是要勇敢面對把問題解決才行。

積極進行思考過的對話

接續上一段,撇除個別工程師的特性容易導致對話火藥味很重,如果PM發現工程師們常常對自己的提問不耐煩,可能問題就在自身了。
工程師將PM打入冷宮的常見原因是「說話不經大腦思考」
再強調一次,PM是「專案」這艘船的領航員,所以身為船員之一的工程師如果發現領航員搞不清楚狀況,還不如船員自己駕駛才不會撞上冰山。
粗暴一點的白話翻譯,就是這位PM被認定為無法溝通對象了。
PM專業與工程師技能本就有代溝,如果PM無法理解工程師的專業術語,也必須將聽懂的架構、關鍵名詞轉譯成類比來反問自己是否理解正確。
例如聽不懂工程師到底要把資料怎麼拆解搬移,也許可以比喻「假設這個爆量的table是一顆蘋果、資料庫是冰箱,意思是把蘋果放到不同層的同一個冰箱,還是放到新買的另一冰箱?」
轉職後我第一次感謝自己小時候作文寫得還可以,能時不時舉出一些比喻打破PM和工程師之間的鴻溝。
無法類比但可以轉譯討論內容為圖文也是不錯的選擇。(在另一篇《跨領域轉職後腦袋好像快炸了——滿山滿谷新知識怎麼有效吸收?》有提到相關內容可以參考)
切勿毫無思考呆板的復述工程師講的話,隨便抽問或有意想不到的狀況就暴露無腦思考的缺點了,在此基礎上還搞砸專案只會讓夥伴不信任PM。

讓工程師理解PM是夥伴

有意義的對話甚至爭執,目的只為一個:一起完成共同目標任務。
所以不害怕跟夥伴對話、有效的和夥伴對話都是基本條件而已,還必須讓工程師了解到PM不是來添亂,是來協助讓專案更順利的
近年資安稽核越來越嚴格,工程師相對需要配合的規定越來越繁雜,每當PM提出需協助配合的措施時,工程師基本上都會無奈或反彈。
以「需求變更」來舉例,我請工程師寫完工紀錄時需增加註記程式編號、調整過的功能等細節,之前可能是隨便複製貼上客戶寫的白話內容,工程師們情緒炸裂覺得這樣很耗費心力。
我認同工程師多花時間的擔心,同理後從「幫助工程師節省時間」角度切入,跟大家說明這樣做的好處:寫清楚了如果PM、工程師、客戶多方有認知落差,PM可以先用完工紀錄的範疇去協調;若客戶驗收完反悔,我們寫得清清楚楚,反悔餘地有限,不用花時間釐清吵架。
工程師理解到這樣做不只為了符合資安要求,也是看似麻煩但實際能節省說明時間、爭取更多開發時間的作法,自然不會為了反對而反對。
但如果同一件事,PM改以命令必須執行、完全不同理工程師這樣改變的痛苦,工程師會覺得PM是敵人,這樣協商就會有困難了。

信任夥伴但合理質疑交付內容

前3點提到的都與和夥伴建立牽絆默契有關,最後這一點是和工程師培養完默契後容易遺忘的重點:即使信任工程師的能力,也要驗證交付內容。
工程師說的開發完成,不一定等於達到履約標準的完成,PM需想方設法從不同角度驗證。
這不是在找碴,反而第一時間可以驗證質疑後立即反饋,無論PM還是工程師都比較好儘快調整時程安排
如果契約未明文規定交付標準的驗證方式,我也都會虛心請教工程師有沒有任何「截圖」或其他方式可以證明我們做完了?驗收文件大多需要附上圖文佐證,所以這個要求不會過分。
工程師提供截圖後,我會繼續請教怎麼看得懂截圖內容包含驗收標準,並進一步揣測客戶可能提出什麼問題,直到我有信心用這張截圖自行處理掉客戶驗收。
雖然過程看起來像是給工程師添麻煩,但目前我和工程師合作下來基本上沒什麼問題,大家都有默契共同敵人是客戶,能夠加速驗收的準備多一些何樂而不為呢?


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